Wenn die halbe Firma am Strand liegt und die andere Hälfte Wunder vollbringen soll, beginnt in vielen Unternehmen eine besonders herausfordernde Zeit: das Sommerloch in der IT Ressourcenplanung!
Jedes Jahr passiert das Gleiche: Die Temperaturen steigen, die Abwesenheitsnotizen vermehren sich schneller als Jira-Tickets und die Outlook-Kalender sehen plötzlich so bunt aus wie das „Richter-Fenster“ im Kölner Dom.
Der Senior Consultant genießt Baguette und die Meeresluft in Frankreich, der Data Engineer sucht irgendwo zwischen Fjorden und Elchen nach dem besten Handyempfang und der Projektleiter blickt auf die Einsatzplanung wie auf ein Sudoku der höchsten Schwierigkeitsstufe.
Gleichzeitig erwarten Kunden selbstverständlich, dass Projekte trotzdem pünktlich geliefert werden.
Willkommen in unserem Sommerloch
Während viele Unternehmen weiterhin hektisch Excel-Listen aktualisieren oder zusätzliche Abstimmungsmeetings ansetzen, stellt sich eigentlich eine andere Frage:
Wie bleibt die Ressourcenplanung auch dann zuverlässig, wenn gefühlt die halbe Belegschaft im Liegestuhl sitzt?
Die Antwort lautet überraschenderweise nicht „mehr Planung“.
Und auch nicht „noch ein weiteres Tool“.
Die Antwort ist ein datengetriebenes und transparentes Bild der Realität – mit Microsoft Fabric.
Es ist schon erstaunlich: In den meisten Unternehmen ist eigentlich alles da. Die Informationen sind vorhanden, die Systeme funktionieren, die Daten werden fleißig gepflegt. Nur leider führen sie ein ausgesprochen eigenständiges Leben.
Das Problem besteht allerdings darin, dass diese Informationen selten an einem Ort zusammenlaufen. Stattdessen verteilen sich die entscheidenden Daten quer durch die gesamte Systemlandschaft.
Für unser Sommerloch-Beispiel bedeutet das:
Für sich genommen funktionieren diese Systeme hervorragend. Das Problem entsteht jedoch, sobald jemand eine einfache Frage beantworten möchte:
„Haben wir nächsten Monat genügend Kapazität für das neue Projekt?“
Dann beginnt die digitale Schnitzeljagd:
Ein Blick in Jira. Ein Blick in Excel. Ein Anruf beim Projektleiter. Ein kurzer Teams-Chat. Danach noch einmal ins HR-System. Und zur Sicherheit fragt man erneut nach, weil die Excel-Datei seit drei Monaten nicht mehr aktualisiert wurde.
Technisch sprechen wir hier von klassischen Datensilos.
Jedes System kennt einen Teil der Wahrheit, aber keines kennt die gesamte Geschichte.
Solange alle verfügbar sind und Projekte weitgehend nach Plan laufen, fällt das oft kaum auf. Die Organisation kompensiert fehlende Transparenz dann mit Erfahrung, Abstimmungen und oft mit einer Prise Mut.
Doch sobald die Sommerurlaubszeit beginnt, wird aus dieser eigentlich kleinen Schwäche plötzlich eine echte Herausforderung.
Denn genau dann zeigt sich: Die Daten wissen längst, was passiert. Nur wir noch nicht…
Transparenz ist wichtig. Allerdings löst eine Excel-Datei, die zeigt, dass das Problem bereits eingetreten ist, das Problem in den meisten Fällen nicht.
Der eigentliche Mehrwert entsteht erst dann, wenn Daten nicht nur gesammelt, sondern auch intelligent analysiert werden.
Genau hier spielt Microsoft Fabric seine Stärken aus.
Mit KI- und Machine-Learning-Funktionen lassen sich Muster erkennen, die im ganz normalen Projektalltag leicht untergehen. Zum Beispiel, wenn bestimmte Projekte regelmäßig mehr Ressourcen benötigen als geplant. Oder wenn sich aus Urlaubszeiten, Auslastung und offenen Aufgaben bereits heute ablesen lässt, dass es in drei Wochen eng werden könnte.
Denn Hand aufs Herz: Im Alltag jongliert niemand nur ein Projekt. Während der Projektleiter versucht, drei Prioritäten gleichzeitig zur wichtigsten zu erklären, beantwortet der Consultant noch schnell zwei Teams-Nachrichten, nimmt an einem Statusmeeting teil und wird zwischendurch gefragt, ob er „mal eben“ auf ein neues Projekt schauen kann.
Da ist es durchaus angenehm, wenn nicht auch noch die Ressourcenplanung permanent um Aufmerksamkeit bittet.
Statt erst festzustellen, dass das Sommerloch längst da ist, kann Microsoft Fabric frühzeitig darauf hinweisen, wo Engpässe entstehen, welche Teams an ihre Grenzen kommen und wo noch freie Kapazitäten vorhanden sind.
Und plötzlich wird aus einem Dashboard nicht nur ein Rückspiegel, sondern eher ein Navigationssystem.
Wiederkehrende Engpässe erkennen
Manchmal wirkt es so, als würde der Sommer jedes Jahr völlig überraschend kommen.
Tatsächlich sind viele Engpässe jedoch erstaunlich vorhersehbar.
Vielleicht fehlen nicht nur im Juli Ressourcen. Vielleicht fehlen das gesamte Jahr über Data Engineers, Azure Architekten oder Power Platform Spezialisten. Der Sommer sorgt dann lediglich dafür, dass das Problem sichtbar wird.
Microsoft Fabric kann historische Projekt-, Auslastungs- und Kapazitätsdaten analysieren und Muster sichtbar machen.
Nicht nur für den nächsten Monat, sondern über Jahre hinweg.
Oder anders gesagt:
Vielleicht haben wir gar kein Sommerproblem – sondern ein ganzjähriges Ressourcenproblem, das im Sommer lediglich sichtbarer wird.
Alle Projektmanager lieben Planbarkeit. Überraschungen wohl eher nicht.
Durch die Analyse historischer Projekt-, Zeit- und Kapazitätsdaten lassen sich mit Microsoft Fabric belastbare Forecasts erstellen. Dadurch werden Engpässe nicht erst sichtbar, wenn bereits drei Eskalationsmeetings im Kalender stehen, sondern Wochen oder im besten Fall sogar Monate vorher.
Dadurch verschiebt sich die Frage von:
„Wie lösen wir das Problem?“
zu: „Wie verhindern wir, dass es überhaupt entsteht?“
Und wir wissen es alle, das ist die angenehmere Variante.
Versteckte Risiken sichtbar machen
Eine weitere Stärke von Microsoft Fabric besteht darin, Abhängigkeiten zwischen Projekten, Aufgaben und Mitarbeitern sichtbar zu machen.
Denn offiziell arbeiten vielleicht zehn Personen an einem Projekt. Inoffiziell hängt jedoch alles an einer einzigen Person.
Die Analyse zeigt dann häufig ein Bild wie dieses:
Die Erkenntnis daraus:
Das Projekt hängt gar nicht von zehn Personen ab.
Es hängt eigentlich nur an Rainer.
Spätestens an diesem Punkt wird klar:
Die KI ersetzt keinen Ressourcenmanager. Allerdings erkennt sie Risiken oft deutlich früher, als Menschen sie im hektischen Projektalltag erkennen können.
Und genau das kann im Sommer den entscheidenden Unterschied machen.
Wenn Kapazitätsengpässe auftreten, reagieren viele Unternehmen erstaunlich ähnlich:
„Wir brauchen mehr Leute.“
Das klingt logisch und ist oft auch richtig. Allerdings wird dabei häufig ein entscheidender Punkt übersehen:
Man kann keine Probleme lösen, die man nicht vollständig versteht.
Oft fehlt schlicht die Transparenz darüber, wo Kapazitäten tatsächlich vorhanden sind, wo sie gebunden werden und welche Projekte wirklich Priorität haben.
Unsere Erfahrung aus Data-Analytics-Projekten zeigt immer wieder ein ähnliches Bild:
Sobald Projektverantwortliche eine vollständige Sicht auf Projektfortschritt und Verfügbarkeiten erhalten, verändern sich Entscheidungen nahezu automatisch.
Denn Hand aufs Herz:
Nicht jedes Projekt mit roter Markierung ist automatisch ein Notfall.
Manchmal hat einfach nur jemand besonders viele Ausrufezeichen in seine E-Mails eingebaut.
Transparenz schafft Effizienz
Der eigentliche Effekt entsteht häufig durch bessere Entscheidungen.
Dadurch zeigen sich meist schnell messbare Verbesserungen:
Und seien wir ehrlich:
Allein das letzte Ziel wäre für viele Projektleiter bereits ein Erfolg.
Weniger Blindflug, mehr Steuerungsfähigkeit
Sobald alle Beteiligten auf dieselbe Datenbasis schauen, verschwinden viele Diskussionen von selbst.
Manchmal braucht es einfach nur den Mut, den Daten zuzuhören. Microsoft Fabric hilft dabei.
Seien wir ehrlich:
Das Sommerloch wird nicht verschwinden.
Und das ist auch gut so.
Urlaub ist wichtig – für Mitarbeitende, für Teams und für die mentale Gesundheit. Vor allem für diejenigen, die seit Februar versuchen, fünf Projekte, drei Eskalationen und zwölf Prioritätsänderungen gleichzeitig unter einen Hut zu bringen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
„Wie verhindern wir das Sommerloch?“
Sondern:
„Wie verhindern wir, dass uns das Sommerloch überrascht – obwohl es jedes Jahr zur gleichen Zeit kommt?“
Denn der Sommer bringt selten neue Probleme mit.
Er macht lediglich sichtbar, was ohnehin schon da ist:
Genau hier setzt Microsoft Fabric an.
Durch die zentrale Zusammenführung von Daten aus operativen Systemen, Echtzeit-Analysen und KI-gestützten Prognosen entsteht ein belastbares Bild der tatsächlichen Ressourcenlage. Entscheidungen basieren nicht länger auf Bauchgefühl oder der Frage, wer gerade erreichbar ist, sondern auf einer gemeinsamen, aktuellen Datenbasis.
arelium im Sommerhoch!
Genau dabei unterstützen wir unsere Kunden: Wir verbinden Datenquellen, schaffen Transparenz über Projekte, Kapazitäten und Auslastungen und nutzen Microsoft Fabric, um aus Daten fundierte Handlungsempfehlungen zu machen.
Denn gute Ressourcenplanung sollte nicht davon abhängen, wer gerade im Büro sitzt.
Oder ganz pragmatisch:
Und trotzdem wissen die Daten, was gerade passiert.
Das ist die Stärke von Microsoft Fabric: Während Menschen Urlaub machen oder Meetings verschieben, bleibt die Datenbasis aktuell, transparent und jederzeit auskunftsfähig.
Und ausnahmsweise macht niemand etwas falsch.
Und wenn nach dem Urlaub die erste Tasse Kaffee leer ist und ihr euch fragt, wie Themen wie Microsoft Fabric in eurem Unternehmen sinnvoll angegangen werden können, dann sprecht uns einfach an.
Einen kostenlosen und unverbindlichen Erstberatungstermin könnt ihr natürlich schon heute vereinbaren.
Wir freuen uns darauf, mit euch über eure Daten, Herausforderungen und Ideen zu sprechen.
Bis dahin wünsche ich euch sonnige Tage, viele schöne Momente und vor allem eine erholsame Zeit.
Thomas und das gesamte Team der arelium GmbH
